Présentation d’un cas particulier rencontré avec l’un de nos clients.
Mais pourquoi ont-ils eu besoin de Numéricoop ?
Le client avait installé une instance Nextcloud mais avait besoin de confirmer que cette solution convenait à ses besoins, car lors des premiers tests, il ne parvenait pas à adapter Nextcloud à leur fonctionnement interne.
C’est ainsi que l’entreprise a demandé assistance à Numéricoop, pour comprendre ce qui n’allait pas, pour proposer des configurations adaptées à leur usage et rendre celui-ci plus fluide pour les équipes.
De plus il s’agissait de former les utilisateurs.
À l’origine les équipes utilisaient des disques réseau ou serveurs de fichiers NAS, pour s’échanger des fichiers et échangeaient aussi leurs fichiers directement par e-mails..
Ces usages posent les problèmes suivants :
- remplir les boîtes mails.
- création de nombreux doublons.
- difficile d’identifier la dernière bonne version d’un fichier.
- pas de visibilité sur la collaboration des membres de l’équipe.
Ces inconvénients ont poussé le client à chercher une autre méthode d’échange de fichiers pour le travail en équipe et c’est ainsi que Nextcloud est apparu comme une bonne alternative.
Au moment de l’intervention de Numéricoop, l’installation était déjà faite, il fallait donc s’adapter à l’existant, proposer une configuration cible et migrer vers celle-ci.
Le client disposait déjà d’autres outils et ne souhaitait pas tous les remplacer. L’usage du Nextcloud fut donc limité à la gestion et au partage de fichiers.
Après l’analyse de la structure existante, Numéricoop a proposé une réorganisation complète de l’instance et de sa configuration pour obtenir un usage optimal de l’outil.
Dans le cadre d’une instance dédiée uniquement à l’entreprise, il est important de bien structurer l’arborescence des fichiers, ainsi que l’organisation des groupes et des utilisateurs.
Cela permet un usage plus fluide, car la gestion des droits et des permissions est bien mieux comprise de tous les utilisateurs.
Quelle solution ?
Numéricoop a recommandé une solution basée sur la fonction « dossiers de groupe ». Cela permet aux différentes entités de l’entreprise de disposer d’espaces de stockages communs qui leur soient propres (compta, équipe développement, équipe gérante, équipe commerciale, etc…). Ce fonctionnement est plus logique dans une entreprise et évite de se poser trop de questions sur les partages et les droits.
Dans des projets de migration aussi structurants pour l’entreprise, il est primordial de rassurer l’équipe en charge du projet côté client, sur diverses inquiétudes :
- besoin de bien comprendre et de maîtriser à quoi va ressembler l’usage final.
- besoin d’être rassurés et de réaliser que Nextcloud est l’outil dont ils ont besoin.
- besoin d’être convaincus de la nécessité de modifier l’arborescence et l’organisation.
- appréhension des équipes quant à la pertinence de la nouvelle organisation (le découpage des dossiers de groupe). Le fonctionnement par dossiers de groupe, impose une arborescence qui peut être significativement différente de celle existante.
- besoin de s’approprier le concept des dossiers partagés entre plusieurs utilisateurs et par conséquent la notion de gestion des droits.
Pour remédier à l’ensemble de ces appréhensions, Numéricoop a donc dispensé plusieurs séances de formation aux équipes d’utilisateurs de l’entreprise.
Il est ainsi apparu que certains utilisateurs n’utilisaient que la synchronisation sur le bureau de leur PC, alors que d’autres utilisaient la version en ligne.
Notre conseil : l’usage unique de la synchronisation n’est pas suffisant pour bien comprendre ce qui se passe sur le serveur Nextcloud.
Il a donc fallu guider les utilisateurs à intégrer à leurs pratiques, l’usage de l’interface web en parallèle de l’outil de synchronisation. Cela apporte une vraie complémentarité et permet de mieux traiter les problèmes de conflits de synchronisation des fichiers.
Quel bilan ?
Suite à l’intervention de Numéricoop, l’instance Nextcloud du client correspond maintenant mieux à l’entreprise et à ses différents services. La structure dispose désormais d’un outil de partage de fichiers sur mesure, qu’elle maîtrise complètement en interne. Les fichiers restent confidentiels, ils ne sont pas externalisés chez un tiers puisqu’ils sont hébergés sur les serveurs de l’entreprise.
L’arborescence des fichiers est plus claire. Les droits sur les fichiers et leurs gestions, correspondent à la logique de l’entreprise et de son management.
Les utilisateurs sont maintenant autonomes dans la résolution de leurs conflits de synchronisation.
Nextcloud n’est pas en soi un outil complexe, mais nécessite de se poser les bonnes questions au moment de son installation. En effet, il est tellement personnalisable que se faire accompagner pour sa mise en place est conseillé.